Как автоматизировать претензионно-исковую работу

Автоматизация способна сделать работу с претензиями и исками в компании управляемой и эффективной: каждый из участников процесса получает свой инструментарий, способный упростить для него решение поставленных задач.

В период экономического кризиса количество арбитражных дел и дел о банкротствах в корпоративном секторе заметно растет. Это связано с желанием компаний сохранить свои деньги и получить их с контрагентов. Для организации в целом это означает увеличение объемов претензионно-исковой работы, а для юристов — рост их загрузки. Но чем больше нагрузка, тем выше риск совершить ошибку.

В чем особенность работы с претензиями и почему именно здесь ошибки юристов так опасны для компании?

Исковое заявление от контрагента требуют немедленной реакции со стороны юридической службы, иначе — потеря денежных средств и, что еще опаснее, урон репутации компании.

Но оперативно решить вопрос удается не всегда: во-первых, нужно время на сбор информации по сделке из разрозненных источников, во-вторых, выясняется, что часть документов утрачена, а сотрудник, занимавшийся этим вопросом ранее, уже не работает. Причем в практике компаний уже есть аналогичные споры, решенные в ее пользу, однако история вопроса, увы, не сохранилась. В итоге, полноценно подготовиться к судебному заседанию не удается, и исход дела зависит только от личного мастерства юриста.

То, что вы описали хорошо знакомо многим компаниям. Но почему это происходит?

Как правило, работа по обеспечению выполнения договорных обязательств в компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы (ПИР). Договорная работа обычно ведется в системе электронного документооборота, но с ПИР ситуация иная. Документы, связанные с претензиями и исками, часто хранятся в файловых папках, причем не всегда централизовано — тысячи таких папок могут быть размещены на личных компьютерах юристов. Отчетность по претензионной и исковой работе строится вручную в Excel, а информация по финансовым взаиморасчетам в рамках спорных дел содержится в различных учетных системах компании. Чтобы собрать все это воедино, требуется много времени. Ситуация усугубляется, когда на скорость процесса влияет человеческий фактор, непременно дающий о себе знать при взаимодействии юристов с бизнес-подразделениями компании. И выход из этого замкнутого круга только один — автоматизация.

Автоматизация — понятие очень емкое, но как это будет выглядеть на практике? Какую пользу она принесет?

Автоматизация способна сделать работу с претензиями и исками в компании управляемой и эффективной: каждый из участников процесса получает свой инструментарий, способный упростить для него решение поставленных задач.

После автоматизации работа юридической службы по части ПИР выглядела бы иначе. Получив в работу исковое заявление, юрист по номеру договора находит все связанные договорные и первичные документы, официальную переписку по сделке, даты выполнения обязательств, факты оплат на основе данных из корпоративных CRM, ERP, 1C. Исходя из этой информации он оценивает перспективы судебного разбирательства и может принять решение о возможности досудебного урегулирования. Юрист оперативно согласовывает документы с заинтересованными лицами в рамках судебного производства, он может контролировать сроки и факт предоставления информации сотрудниками бизнес-подразделений, предоставлять отчетность руководству.

Все документы, согласования, подробности работы по делу и фактические решения сохраняются в единой базе знаний юридической службы и доступны для будущих разбирательств. В итоге шансы выиграть дело и вернуть деньги компании значительно повышаются.

Какие требования нужно предъявлять к автоматизированной системе ПИР?

Важно, чтобы эта система не дублировала функции уже существующих систем, а была эффективным инструментом, позволяющим выигрывать больше дел, не задерживаться на работе, выполнять свои обязательства и, при этом, сохранять и преумножать деньги компании.

Выбирая такую систему, обязательно нужно убедиться, что она будет доступной для пользователей, причем не только с рабочего места в офисе, но и удаленно (через веб-интерфейс, мобильные приложения или через защищенные каналы). Юристу важно иметь возможность получать необходимую информацию где бы он не находился.

Следующий критерий — безопасность. Информация, находящаяся в системе, является конфиденциальной, поэтому необходимо убедиться в наличии достаточных механизмов обеспечения ее сохранности и защиты от несанкционированного доступа.

Кроме того, у вас должна быть возможность еще до начала эксплуатации перенести в систему накопленную информацию: базу контрагентов, форматы отчетов и т.п. Также, если система позволяет использовать заранее разработанные и уже принятые в компании шаблоны документов, это существенно упростит жизнь юристам и снизит количество ошибок.

Использование таких систем, особенно интегрированных с учетными системами предприятий, позволяет выставлять тысячи стандартных претензий по задолженностям в короткое время.