Как мигрировать с одной СЭД на другую?

Во-первых, необходимо продумать стратегию миграции: какие данные будут перенесены из старой системы в новую, когда и в каком порядке.

Есть различные варианты – можно переносить все данные (справочники, карточки, документы, связанные поручения, история и т.д.) из прежней системы, а можно переносить или только часть данных (например, только карточки и документы) или все данные, но только за определенный период. Чем меньше глубина переноса данных, тем быстрее можно осуществить миграцию, но в случае частичного переноса, вероятно, придется оставить прежнюю систему в качестве архивного хранилища с ограниченным числом рабочих мест, к которому можно будет обращаться по необходимости.

Во-вторых, миграцию необходимо осуществлять на последнем этапе внедрения новой системы, когда все объекты (карточки и справочники) уже настроены, проведено тестирование функциональности новой системы и не предвидится серьезных ее изменений.

В-третьих, необходимо понимать, что не будет мгновенного перехода с одной системы на другую – в течение определенного периода времени будет проходить работа в двух системах сразу, поскольку бизнес-процессы в старой системе нельзя остановить мгновенно, и их необходимо будет завершить. Следует постараться максимально сократить этот период административными методами, например, установив дату, с которой документооборот ведется только в новой системе и дату, с которой все процессы в старой системе завершаются.

И наконец, перенос данных происходит не мгновенно, работа специализированного ПО, которое обычно используется для миграции, может занимать часы и даже дни (на объемах в сотни тысяч или миллионы документов), необходимо это учитывать при планировании переноса. В целом, как показывает наша практика зависимости от количества и качества переносимых данных, проекты миграции могут занимать от одного до несколько месяцев.