Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД в крупных компаниях?

Технических особенностей в переходе с западных СЭД на российские практически не существует – проект миграции в целом аналогичен переходу с одной СЭД российского производства на другую.

При переходе происходит смена интерфейса системы, и пользователям необходимо будет привыкнуть к новому интерфейсу, — но здесь нет почти никакой разницы, с западной системы на российскую выполняется переход или с российской на российскую.

Кроме того, меняется функциональность, — но и тут также не происходит никакой революции, поскольку большинство внедрений западных систем реализованы на базе решений российских внедренцев, в которых российские же нормы делопроизводства в том или ином виде учтены.

Тем не менее, стоит учитывать ряд особенностей, обусловленных причиной замены СЭД западного производства на российскую.

Западные СЭД обычно выводят из эксплуатации по нескольким причинам:
• Вывод системы из эксплуатации в связи с высокими расходами на сопровождение лицензий и/или невозможностью получения поддержки со стороны вендора (а такие случаи в последнее время встречаются);
• Вывод системы из эксплуатации в связи с принятием «политического» решения о переходе на платформу российского производства (не важно, связано ли это с импортозамещением или с курсами валют);
• Вывод системы из эксплуатации в связи с значительным сроком ее использования и необходимостью дальнейшего развития, которое невозможно (или очень дорого) реализовать на текущей платформе;
• Вывод системы из эксплуатации в связи с отсутствием персонала/подрядчиков на поддержку платформы (особенно часто такое бывает при использовании СЭД, внедренных довольно давно, десять и более лет назад).

И если в первых двух случаях особых проблем нет (мигрируют «живые системы»), то в последних двух могут быть проблемы с миграцией данных. Особенно это актуально в случае с системами, проработавшими десяток и более лет – данных много (они копились не один год), никто не знает структуру их хранения (подрядчика или специалистов по поддержке нет), и приходится долго разбираться, как и где эти данные хранятся, и как их оттуда получить. Тем не менее, в большинстве случаев это удается сделать, хотя это и ведет к увеличению длительности и стоимости проекта миграции.