Специфика использования СЭД в ОЦО

В последнее время регулярно возникает вопрос, насколько концепция внедрения единой системы электронного документооборота (СЭД) совместима с концепцией консолидации функций крупной распределенной компании в ОЦО (общих центрах обслуживания).

Давайте попробуем разобраться.

По сути, ОЦО или общий центр обслуживания – это выделение какой-либо функции в отдельное, специализированное, подразделение.

Наиболее часто по модели ОЦО централизуют такие бизнес-функции как:

  • Информационные технологии (ИТ)
  • Юридическая служба
  • Закупки
  • Кадровый учет и найм персонала
  • Бухгалтерский учет

Во всех перечисленных выше вариантах организации ОЦО, СЭД может использоваться, как минимум, не менее (а в большинстве случаев и более) эффективно, чем при децентрализации этих функций.

Давайте рассмотрим некоторые случаи применения СЭД в каждом из вариантов организации ОЦО:

Выделение в ОЦО Функции ИТ

При выделении функций, присущих службам информационных технологий, в ОЦО, существенного изменения в процессе использования СЭД не происходит, разве что в процессе поддержки системы. В рамках ОЦО в таком случае может быть создан единый центр компетенции по СЭД, отвечающий за развитие и сопровождение СЭД в компании.

В рамках этого центра компетенции сотрудники могут быть разделены как по линиям поддержки (первая, вторая, третья), так и по территориальному признаку.

В целом, поддержка СЭД в рамках ИТ ОЦО аналогична поддержке распределенной СЭД с централизованным сервером, разве что поддержка на местах не ведется, а осуществляется удаленно (в случае, если если весь ИТ-ОЦО физически находится в одной локации).

Выделение в ОЦО функции юридической службы

При выделении функции юридической службы в ОЦО, существенных изменений в применении системы электронного документооборота также не происходит.

СЭД чаще всего используется для обеспечения выполнения обязательств компании в двух направлениях: договорная работа и претензионно-исковая работа.

В случае, когда в рамках ОЦО централизуется функция договорной работы, т.е. согласование юридической службой различных видов договоров, дополнительных соглашений, доверенностей и т.д., никаких изменений в СЭД не происходит. В рамках процессов согласования просто может быть предусмотрена роль «Сотрудники юридической службы» и документы будут маршрутизироваться на эту роль. Диспетчеризация внутри группы будет осуществляться либо руководителем группы, либо автоматически с привязкой к виду документа и компетенциям юристов (например, есть возможность выделить роль вида: «Сотрудники юридической службы, согласующие договора закупки »).

Что касается второго направления – а именно, централизации претензионно-исковой работы —  на практике, выделение этой функции юридической службы в ОЦО происходит довольно редко, поскольку гораздо полезнее иметь юридические подразделения непосредственно в местах ведения хозяйственной деятельности (в том числе, в целях эффективной работы с судами и ФССП), а не в едином удаленном центре.

Централизация функции закупок в ОЦО

В данном случае ситуация аналогична ситуации с централизацией ынкции юридической службы: критических особенностей, влияющих на реализацию процессов закупок в СЭД, по сравнению с распределенными службами закупок, здесь нет. По сути, происходит усложнение бизнес-процесса в части маршрутизации закупки внутри ОЦО, при одновременно упрощении маршрутизации на участке маршрута за пределами ОЦО — по той причине, что часть функций, реализуемых в рамках процесса закупок ,передается в общий центр обслуживания.

Централизация кадровой функции в ОЦО

Аналогично, не влияет на развертывание СЭД.

Централизация функции бухгалтерского учета в ОЦО

Одна из самых важных и востребованных тем. Обычно, в рамках централизации учетной функции, в том числе, создается единый центр обработки первичных бухгалтерских документов.

В отличие от остальных вариантов ОЦО, в данном варианте появляются дополнительные возможности для применения СЭД, а именно:

  • Создание единого централизованного архива электронных первичных документов и центра их обработки
  • Создание центра осуществления обмена документами с контрагентами в электронном виде (ЮЗДО).

Давайте посмотрим на них подробнее:

Создание электронного архива первичных документов

Система электронного архива первичных документов может быть построена на базе СЭД, с использованием соответствующих настроек, программных модулей и интеграционных интерфейсов, позволяющих создать единый инструмент автоматизации процессов сканирования, распознавания, верификации, экспорта, хранения и поиска электронных скан-образов документов бухгалтерского учета и отчетности.

Концептуальная схема работы подсистем электронного архива и документооборота выглядит довольно просто.  В состав электронного архива первичных документов могут входить три основные подсистемы:

  • Сервис потокового ввода документов (Capturing)
  • Подсистема хранения и работы с документами (на базе функциональности платформы СЭД)
  • Подсистема обмена данными с учетной системой (соответствующее проектное решение)

С помощью такого решения можно реализовать следующий сценарий обработки первичных документов в рамках ОЦО:

  • Прием и регистрация входящих первичных документов (в случае закупок товаров или услуг).
  • Заведение в учетную систему информации о поступивших накладных формы ТОРГ-12 (пакетированных со счетами-фактурами), генерация штрих-кода для пакета в учетной системе и передача данных о документе и штрих-кода в систему электронного архива
  • Печать штрих-кодов из системы электронного архива.
  • Наклейка штрих-кодов (это пример, ориентированный на сценарий закупок товаров или услуг (обработки входящей первичной документации), в случае исходящей первичной документации, она может штрихкодироваться на этапе генерации в учетной системе).
  • Сканирование документов (специализированным потоковым сканером).
  • Сбор данных с систем сканирования в ОЦО с помощью сервиса медиации (если они распределены территориально) и передача скан-образов в систему электронного архива с прикреплением к соответствующим карточкам.
  • Периодический просмотр и обработка исключений и ошибок сканирования

Подобный сценарий позволяет, в случае централизации учетной функции и обработки первичных документов в одной локации, существенно снизить трудозатраты на обработку и учет таких документов.

Кроме того, централизация учетных функций в едином ОЦО позволяет также реализовать второй сценарий, а именно:

Создание системы обмена электронными документами с контрагентами (ЮЗДО)

В случае, если все функции учета и обработки первичных документов будут централизованы в ОЦО, можно будет наладить также и следующие процессы:

  • Автоматизация процесса подписания электронных первичных документов между компанией и ее контрагентами
  • Внедрение архива юридически-значимых электронных документов, средств построения аналитической отчетности и механизмов обработки процессов, связанных с обменом документами в электронном виде

Таким образом, наибольший эффект от применения СЭД можно получить, в случае если в ОЦО будет перенесена учетная функция и функция обработки первичных финансовых документов.

В прочих вариантах организации ОЦО (другие бизнес-функции) существенных особенностей в плане использования СЭД  по сравнению с распределенными бизнес-функциями нет. Концепция ОЦО полностью совместима с концепцией единой СЭД.