Какие возможности предоставляет СЭД для коллективной работы?

Какие возможности дает современная СЭД для групповой/коллективной работы с корпоративными данными?

Возможности систем электронного документооборота в разрезе групповой работы можно разделить на два основных направления: поддержка в СЭД деятельности рабочих групп и непосредственное обеспечение коллективной работы с документами.

Поддержка деятельности рабочих групп в последнее время появляется в СЭД, по аналогии, например, с портальными решениями, в которых она имеется уже давно. В СЭД создается область (папка) рабочей группы, куда могут быть приглашены (назначены) сотрудники, входящие в группу. В этой области они могут осуществлять работу с документами, в том числе с неструктурированным контентом – например, с файлами и документами, которые сопровождают деятельность группы и не будут в дальнейшем задействованы в основном, структурированном документообороте предприятия. Задачи сотрудников группы также не привязываются к конкретным документам, а формируются, к примеру, руководителем группы и отслеживаются в соответствующих отчетах по рабочей группе.

Второе направление, а именно — коллективная работа с документами  — обеспечивается за счет ряда инструментов СЭД, таких как: поддержка версионности документов и функций консолидации версий (каждый сотрудник работает со своей версией документа, а ответственный сотрудник с помощью механизмов СЭД собирает все версии в итоговый документ), возможность обсуждения документов в процессе их разработки или согласования (с помощью комментариев, сообщений внутри системы или интеграции с корпоративными мессенджерами, например Microsoft Lync) или даже публикация документа через интеграционный шлюз в среде поддерживающей  редактирование документов в реальном времени несколькими сотрудниками (например, Microsoft SharePoint) и возврат итоговой версии в бизнес-процесс, автоматизируемый системой электронного документооборота.