СЭД как частный случай ECM?

ECM – это довольно широкий термин. Если воспользоваться общепринятым определением компании Gartner, ECM объединяет в себе два основных понятия:

  • Во-первых – это стратегия работы с контентом организации, позволяющая увеличить продуктивность труда, организовать совместную работу сотрудников, поддержать управленческие инициативы и сделать информацию более доступной для пользователей;
  • Во-вторых – это технологическая (программная) платформа, позволяющая осуществить реализацию ECM-стратегии организации; при этом предполагается, что разные части этой платформы могут быть отделимы и могут функционировать отдельно.

В такой классификации возможности, имеющиеся в классических системах электронного документооборота (то, что у нас называется «СЭД») действительно не закрывают полностью все функции, приписываемые ECM-системам. Поэтому формально – да, СЭД следует рассматривать как частный случай ECM-систем.

Тем не менее, следует иметь ввиду, что в современных российских СЭД (по крайней мере из числа лидеров рынка) большая часть «эталонных» функций ECM-систем в том или ином виде поддерживается – например функции управления документами, перевода документов из бумажного вида в электронный, организации архивирования и хранения документов, поддержки бизнес-процессов и совместной работы пользователей.

Ряд функций, традиционно присущих западным ECM-системам, таких как работа с неструктурированным контентом, организация баз знаний и автоматизация рабочих групп, во-первых, все чаще появляется в российских СЭД, и во-вторых часто реализуются «рядом с СЭД», на базе портальных решений.

Также необходимо понимать, что, например, портальный продукт Microsoft SharePoint (по Gartner один из лидеров ECM-рынка), в виде «из коробки» малоприменим для построения традиционного российского документооборота и часто он либо сопрягается с классическими СЭД, либо используются надстройки для SharePoint, разработанные российскими компаниями. Поэтому ECM-система не всегда в себя включает тот «частный случай», который у нас называют «СЭД».