ECM-системы и управление знаниями

ECM-системы помогают накапливать, распространять и использовать знания благодаря:

возможностям структурированного хранения информации – для того чтобы знания фиксировались, категоризировались, не терялись и были всегда доступны сотрудникам компании;

инструментам автоматизации процессов – для того чтобы знания поддерживались в актуальном состоянии,
регулярно пополнялись и эффективно использовались в текущей деятельности компании;

механизмам многопользовательской работы и агрегации информации из различных источников – для того чтобы создать единую точку доступа ко всем знаниям компании для всех ее сотрудников.

Какие знания можно хранить в ЕСМ-системе?

В оперативном доступе (в базах знаний) хранить нужно те знания, которые имеют реальную ценность для организации, причем ту ценность, которую можно многократно использовать.
Например, в базе знаний отдела маркетинга и продаж организации однозначно имеет смысл хранить шаблоны предложений и презентаций, а вот копить в этой базе все отправленные типовые коммерческие предложения и презентации смысла нет, для этого есть архивы и другие разделы.

В базе знаний юридической службы необходимо хранить в структурированном виде ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и шаблоны документов, а не весь Гражданский кодекс РФ и все когда-либо подготовленные юристами документы.

Для того чтобы избежать захламления системы ненужной информацией, необходимо вводить функции премодерации контента ответственными за раздел сотрудниками, четко категоризировать контент и регулярно проводить ревизию данных.